Documentenbibliotheek
Beheer de documenten van uw organisatie.
Vraag het Anna
Stel een vraag — de assistent zoekt in alle documenten.
Audit trail
Overzicht van alle documentwijzigingen voor rapportage en audits.
Organisatiekaart
Feiten over uw organisatie — gebruikt door de chatassistent als directe bron.
AI-beheer
Kies per functie welk AI-model gebruikt wordt en bekijk het verbruik.
Documentregels
Bepaal in welke map een document komt en welk documenttype het krijgt — op basis van trefwoorden in de bestandsnaam. Voorspelbaar en door jou aanpasbaar; de eerste passende regel (van boven naar beneden) wint. Het wettelijk kader komt uit het Normenkader, niet hier.
Tags beheren
Beheer de facet-tags waarmee documenten gelabeld worden. Platform-tags gelden voor iedereen; per organisatie kun je eigen tags toevoegen.
Normenkader — wet- en regelgeving
Overzicht van geldende wet- en regelgeving. Bewerkbaar; platform-regels gelden voor iedereen, per organisatie kun je eigen regels toevoegen.
Instellingen
Alles wat je inricht en beheert — op één plek. De dagelijkse werkschermen staan in het hoofdmenu.
- naam: trefwoorden, trefwoorden. Bepaalt hoe geüploade documenten automatisch worden ingedeeld. Standaard zijn VVT-categorieën vooraf ingevuld.Compliance dashboard
Per norm: welke verplichte documenten zijn aanwezig, bijna verlopen of ontbrekend.
IBP-jaarkalender
De jaarlijkse informatiebeveiligings-/privacycyclus (ISO 27001 / NEN 7510): per maand de activiteiten, PDCA-fase en clause. Vink af gedurende het jaar.
Kwaliteitskalender
De jaarlijkse ISO 9001-kwaliteitscyclus: per maand de activiteiten, PDCA-fase en clause (directiebeoordeling, interne audits, tevredenheidsonderzoeken, risicobeoordeling, enz.). Vink af gedurende het jaar. Dezelfde taken verschijnen in "Mijn kwaliteit" en in Taken.
Klachtenregister
Registreer en volg klachten (Wkkgz). Open klachten verschijnen automatisch in Taken en kunnen doorgekoppeld worden naar een verbeteractie.
Incidenten & calamiteiten
Registreer incidenten, bijna-incidenten, calamiteiten (VIM) en datalekken. De tool checkt per melding op volledigheid en bewaakt de meldingstermijnen (IGJ / AP). Vandaaruit kun je een melding straks omzetten naar het IGJ- of ONS-format.
DPIA
Pre-DPIA en volledige DPIA. De inventarisatie vult zich automatisch uit het verwerkingsregister, de kennisbank en de organisatiekaart — je hoeft niets dubbel in te vullen.
Mijn kwaliteit
In één oogopslag: hoe staan we ervoor met ISO 9001, en wat moet er deze maand gebeuren. De status komt uit het normenkader, de taken uit het gedeelde takenregister — gefilterd op ISO 9001.
Taken
Eén gedeeld takenregister voor de hele organisatie. De jaarkalenders (IBP, kwaliteit) tonen dezelfde taken, gefilterd op onderdeel — dus geen dubbele administratie. Filter hieronder op persoon, onderdeel of status.
Projecten
Grotere verbeteracties met een eigen doel, planning en projectleider. Deeltaken lopen mee in het gedeelde takenregister — voortgang wordt automatisch berekend uit de afgeronde deeltaken. Wisselt de projectleider, dan schuiven de open deeltaken vanzelf mee.
Zo werken taken
Hoe taken ontstaan, waar ze vandaan komen en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Verbeterregister
Overzicht van alle verbeteracties en hun status.
Verwerkingsregister
Register van verwerkingen van persoonsgegevens (AVG art. 30 / NEN 7510).
Kennisbank — Systemen & leveranciers
Centrale domeinkennis (bijv. ONS → Nedap). Voedt automatisch de wizard van het verwerkingsregister.
Toegangsbeheer
Rollen, rechten en gebruikers. Eén persoon kan meerdere rollen hebben.
Management Review Generator
Genereer automatisch een management review op basis van uw documenten.
Beleidstoets
Upload een beleidsdocument en kies een kader. Anna toetst per kernvereiste of je beleid voldoet — aanwezig, deels of afwezig — met een suggestie. Handig vóór je er een training van maakt. Geen juridisch bindend advies; controleer altijd zelf.
Document opmaken
Upload een PDF of Word-bestand. Anna zet het om naar een document in De Zorginkopers-huisstijl — Poppins, jullie kleuren, logo's en een inhoudsopgave. De inhoud blijft behouden; de opmaak wordt identiek aan de Management Review.
Beleid → training
Upload een beleidsdocument (bijv. informatiebeveiligingsbeleid). Anna maakt er een microles met quizvragen van. Bewerk waar nodig en exporteer als SCORM-pakket voor je leerplatform (Studytube e.a.).
⚙️ Instellingen & eisen voor het genereren — bepaal zelf de opzet
Opgeslagen trainingen
Trainingen die medewerkers in dit platform kunnen volgen (voor klanten zonder eigen leerplatform). Afronding en score worden per gebruiker bijgehouden.
Doelstellingen & KPI's
Houd je kwaliteitsdoelstellingen en KPI's bij met streefwaarde, gerealiseerde waarde en status. De management review gebruikt deze cijfers.